Berbagi Pengalaman Mengurus KTP yang Hilang pada masa Pandemi Covid19 di Dukcapil Kota Jayapura

Mungkin ada sebagian orang yang penasaran akan rupa pelayanan publik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) Kota Jayapura di masa Pandemi Covid19 ini.  Untuk itu saya akan bercerita sekelumit pengalaman pribadi ketika mengurus Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang hilang. Semoga cerita ini dapat memberikan sedikit gambaran akan rupa pelayanan publik di Dukcapil Kota Jayapura saat ini.

Semua bermula ketika saban hari saya kehilangan dompet yang berisi KTP dan beberapa surat penting di dalamnya. Untuk itu, mengurus KTP yang hilang menjadi prioritas pertama dibanding surat-surat penting lainnya. Sebab untuk mengurus yang lain selalu mensyaratkan KTP. Setelah mengurus Surat Kehilangan Barang dari Kepolisian setempat, segera saya mencari informasi tentang prosedur pengurusan KTP yang hilang.

Seperti biasa, bertanya ke sahabat yang sehari-hari bekerja di lingkungan Pemkot Jayapura adalah cara cepat mendapatkan informasi akurat dan terpercaya terkait pelayanan publik di kota ini.  Dan benar saja, tak berselang  beberapa lama setelah mengirim pesan lewat whatapp, sahabat saya langsung merespon dengan memberikan informasi tentang prosedur pengurusan KTP di musim pandemik ini.

Sebelum mendapat balasan whatapp dari sahabat saya, saya awalnya berfikir bahwa mengurus  KTP di masa pandemi ini pasti agak ribet.  Ribetnya karena semua serba terbatas seperti jam kerja dibatasi sampai jam 2 siang, penerapan physical distancing, dll. Namun semua itu berubah setelah membaca pesan balasan dari sahabat saya.

Rupanya mengurus KTP yang hilang di Dukcapil Kota Jayapura justru lebih mudah di masa pandemi ini. Hal ini karena moda pelayanannya telah diubah dari offline ke online.  Bagi warga Kota Jayapura yang kehilangan KTP dan ingin ulang mencetak KTP, cukup menyampaikan permohonan melalui aplikasi whatapp ke nomor kontak admin pelayanan Kartu Keluarga (KK) dan KTP. Format permohonan ini cukup mengetik nama dan nomor KTP, maksud dan tujuan serta melampirkan foto Surat Kehilangan Barang dari Kepolisian.   

Tanpa berlama-lama, saya segera mengirimkan persyaratan yang dibutuhkan ke nomor kontak admin yang diberikan oleh sahabat saya tadi. Namun sepertinya pesan saya tidak terbaca admin nomor kontak tersebut. Untuk itu keesokan harinya saya datang ke Kantor Dukcapil Kota Jayapura untuk menanyakannya. 

Di pintu masuk, saya disambut oleh seorang petugas dan tanpa basa basi saya langsung menyampaikan maksud tujuan kedatangan saya . Setelah memperlihatkan isi chat saya ke admin pelayanan KK dan KTP kepada petugas tersebut, dengan penyampaian yang baik, beliau menyarankan untuk menunggu informasi selanjutnya.

Informasi Nomor Kontak Admin Pelayanan KK dan KTP pada Medsos Dukcapil Kota Jayapura

Beberapa saat setelah sampai di rumah, saya akhirnya mendapat informasi dari sahabat bahwa nomor admin pelayanan KTP diperbaharui. Informasi tersebut disampaikan melalui media sosial Dukcapil Kota Jayapura yang diposting pada malam hari. Segera saya memforward dokumen persyaratan yang sebelumnya dikirimkan ke nomor admin lama ke nomor admin terbaru.

Menurut saya, perubahan-perubahan seperti ini pada masa Pandemi Covid19 sangatlah wajar karena bisa jadi nomor admin sebelumnya masih menggunakan nomor kontak pribadi pegawai. Sebagaimana diketahui bersama bahwa Pandemi Covid19 menuntut SKPD menciptakan inovasi pelayanan dalam tempo secepat-cepatnya, jika ingin memberikan pelayanan publik terbaik kepada masyarakat. Untuk itu tidak ada pilihan lain kecuali untuk sementara waktu menggunakan resource yang tersedia, termasuk menyulap nomor kontak pribadi pegawai sebagai nomor admin. Sembari melakukan pembaharuan-pembaharuan setelah inovasi diaplikasikan dalam pelayanan publik.

Singkat cerita,  pada malam hari admin membalas chat saya dengan menyampaikan bahwa info selanjutnya akan diberikan besok. Di sini ada yang menarik karena Pegawai Dukcapil Kota Jayapura ternyata bekerja hingga malam-malam.  Hal ini bisa dilihat dari balasan terhadap whatapp saya dan postingan informasi pembaharuan nomor admin di media sosial yang kesemuanya dilakukan malam hari. Sebuah dedikasi yang bagi saya sangat excellent. 

Sebagaimana informasi sebelumnya, keesokan harinya saya pun mendapat pesan via wahtapp bahwa KTPnya sudah bisa diambil besok jam 9 pagi di Kantor Dukcapil Kota Jayapura. Jujur setelah membaca pesan ini, saya merasa suprise dan mengangkat dua jempol untuk pelayanan KTP Duscapil Kota Jayapura yang begitu mudah dan cepat di tengah pandemi Covid19 ini. Walaupun ada sedikit masalah teknis sebelumnya, tapi itu sangat wajar dalam situasi crowded seperti sekarang.

Dua hari kemudian saya datang ke sana untuk mengambil KTP yang sudah jadi.  Harusnya saya datang pada hari sebelumnya tetapi karena ada pekerjaan lain yang tidak bisa ditunda maka saya baru berkesempatan datang dua hari kemudian. Ketika sampai di Kantor Dukcapil, lagi-lagi saya mendapat pelayanan excellent. Pegawai penyambut dengan ramah di pintu masuk kantor dan menanyakan keperluan saya.  Setelah saya menyampaikan maksud dan tujuan, saya segera diarahkan untuk mencuci tangan terlebih dahulu di tempat yang telah disediakan sebelum masuk ke ruang tunggu. 

Fasilitas Cuci Tangan di Dukcapil Kota Jayapura

Di dalam ruang tunggu, pelayanan pun menerapkan protokol kesehatan seperti tempat duduk antrian didesain jaga jarak, petugas mengenakan masker, dll.  Petugas pun mengatur sedemikian rupa agar masyarakat dapat terlayani dengan cepat sehingga tak perlu berlama-lama di ruang tunggu. Dan hasilnya, hanya dalam tempo sekitar 5 menit KTP sudah di tangan. Sebuah kinerja yang sekali lagi patut diacungi dua jempol.

Mendapatkan pelayanan yang excellent seperti ini, tiba-tiba saya teringat dengan cerita sahabat yang baru pindah dari Kota Jayapura ke salah satu kota besar di luar Papua. Dia agak kaget dengan pelayanan KTP di kota tersebut yang berbelit-belit padahal kota tersebut terkenal dengan smart city-nya. Kaget karena mungkin sahabat saya berekspetasi pelayanan di sana jauh lebih baik dibanding Kota Jayapura. Namun ternyata sebaliknya, pelayanan KTP di Kota Jayapura yang justru lebih baik. Kenyataan ini menjadi bukti bahwa Kota Jayapura bisa lebih baik dibanding kota-kota lain yang lebih dulu maju, asalkan Pemerintahnya terus berinovasi untuk kemajuan Kota Jayapura.

Demikianlah pengalaman saya yang ditulis sebagai ucapan terima kasih kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Jayapura atas pelayanan excellentnya. Terus berinovasi dalam melayani masyarakat untuk kemajuan Kota Jayapura.